Verifactu: das ende von excel-rechnungen für selbstständige?
Für viele Selbstständige in Spanien ist die Erstellung von Rechnungen nach wie vor ein simpler Vorgang: Vorlagen in Word oder Excel werden angepasst, ein paar Klicks, und schon liegt eine Rechnung vor. Doch diese Zeiten scheinen gezählt. Die spanische Steuerbehörde (AEAT) hat Alarm geschlagen und vor den Risiken gewarnt, die mit der fortgesetzten Nutzung dieser Programme im Zuge der Einführung von VeriFactu einhergehen.
Was ist verifactu und warum kommt es jetzt?
VeriFactu ist ein neues System der AEAT, das Teil umfassender Maßnahmen zur Bekämpfung des Steuerbetrugs ist. Es zielt darauf ab, die Integrität, Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit von Rechnungen zu gewährleisten. Im Kern bedeutet das, dass Rechnungssoftware bestimmte technische Anforderungen erfüllen muss, um die Registrierung und Aufbewahrung von Rechnungen sicherzustellen. Die Pläne sehen vor, dass Rechnungsdaten automatisch an die Steuerbehörde übermittelt oder dort sicher gespeichert werden.
Die neue Verordnung betrifft vor allem Unternehmen und Selbstständige, die Software zur Rechnungsstellung nutzen. Die Anforderungen sind klar: Unveränderlichkeit des Protokolls, Nachvollziehbarkeit, sichere Datenspeicherung und die Möglichkeit zur Verifizierung der Rechnungen. Auch die Integration von QR-Codes oder digitalen Identifikatoren zur Authentifizierung ist vorgeschrieben.
Warum excel und word in verruf geraten sind
Die Frage ist nicht, ob Excel und Word grundsätzlich verboten sind, sondern wie sie genutzt werden. Wenn diese Programme als einfache Rechnungssoftware missbraucht werden – also für automatische Berechnungen oder strukturierte Datenerfassung eingesetzt werden – geraten sie in den Fokus der Kritik. Eine Excel-Tabelle, die automatisch den Mehrwertsteuerbetrag berechnet und Rechnungslisten generiert, kann rechtlich als Rechnungssoftware angesehen werden und muss dann den VeriFactu-Anforderungen genügen. Das ist ein Punkt, der viele Selbstständige vor große Herausforderungen stellen wird.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Wenn Excel oder Word lediglich als Vorlagen für manuelle Dateneingabe verwendet werden – also jeder Wert manuell eingegeben wird, ohne Formeln oder Automatisierung – können sie weiterhin genutzt werden. In diesem Fall wird die Rechnung als gleichwertig zu einer handschriftlichen Rechnung betrachtet und fällt nicht unter die Verordnung. Aber Vorsicht ist geboten; Experten raten dringend, sich nicht darauf zu verlassen und auf zertifizierte Software umzusteigen.
Der zeitplan und die übergangsfristen
Die Einführung von VeriFactu ist in verschiedene Phasen unterteilt. Für Kapitalgesellschaften und Unternehmen, die dem Impressumsteuergesetz unterliegen, tritt das System ab dem 1. Januar 2027 in Kraft. Für den Rest der Unternehmen und Selbstständigen ist der Stichtag der 1. Juli 2027. Allerdings ist zu beachten, dass die Einführung bereits mehrfach verschoben wurde und die endgültigen Termine noch nicht in Stein gemeißelt sind. Wer sich jetzt schon an die neue Regelung anpasst, kann sich den Umstellungsstress ersparen.
Die AEAT ermutigt bereits jetzt zur freiwilligen Nutzung der neuen Software, um sich rechtzeitig auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten. Es gibt bereits eine Reihe von Programmen, die den Anforderungen von VeriFactu entsprechen und zur Verfügung stehen.
Die Nachricht ist klar: Die Zeit der einfachen Excel-Rechnungen neigt sich dem Ende zu. Wer weiterhin auf dem neuesten Stand bleiben und rechtliche Probleme vermeiden will, sollte jetzt handeln und auf eine zertifizierte Rechnungssoftware umsteigen. Die AEAT hat das Signal gegeben, und die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist in Spanien unaufhaltsam.